Cómo
organizar
eficientemente
los mensajes de correo
en Outlook
Express
Las
suscripciones a varias listas de correo, los mensajes del trabajo o de amigos
pueden llegar a sumar varias decenas de mensajes de correo electrónico
recibidos por día. Si éste es su caso y además utiliza Outlook Express
(el gestor de correo más extendido), le conviene seguir una serie de
recomendaciones para organizar su correo electrónico. En este artículo conocerá
cómo clasificar sus mensajes de correo de la manera más eficiente posible,
hacer copias de seguridad o sincronizar su correo entre varios equipos.
Saulo
Barajas, iBrujula.com 5may00.- Después
de la instalación de Outlook Express se crean automáticamente cinco carpetas:
Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados, Elementos eliminados
y Borrador. Esta estructura de carpetas puede ser válida si recibimos pocos
mensajes cada día. Pero si estamos suscritos a varias listas de correo y
recibimos mensajes tanto de amigos como de los distintos departamentos de
nuestra empresa, esta estructura de carpetas pronto resultará insuficiente.
Clasificar
los mensajes de correo
Dentro de la Bandeja de
entrada podemos crear tantas subcarpetas como necesitemos. Para ello, hacemos
clic con el botón secundario del ratón sobre la carpeta de Bandeja de entrada
y seleccionamos 'Carpeta nueva'. A continuación escribimos el nombre para
la nueva carpeta.
Por ejemplo podemos crear
una subcarpeta con el nombre de 'Suscripciones iBrujula.com' que almacene todas
las listas de correo de iBrujula.com. Para clasificar los mensajes en esta
carpeta, bastará con arrastrar hasta ella los mensajes de suscripción situados
en la Bandeja de entrada. Llegados a este punto, se preguntará: ¿existe alguna
manera automática para clasificar los mensajes en cada una de las carpetas?
Desde luego que sí, se basa en buscar similitudes entre los mensajes que
queremos clasificar (en este caso, que procedan de la dirección redaccion@ibrujula.com)
y aplicar una regla de mensaje. En el siguiente apartado, se explica cómo
hacerlo.
La clasificación de los
mensajes en carpetas es una práctica muy recomendable, ya que así se evita que
las carpetas tengan tamaños muy elevados y se hagan inmanejables. Lo que nunca
se debe hacer es guardar todos los mensajes en la Bandeja de entrada.
Reglas
de mensaje
Cuando el volumen de
mensajes de correo entrante es considerable, Outlook Express puede ayudarnos a
clasificar automáticamente los mensajes en carpetas, resaltarlos con colores,
eliminarlos o, incluso, contestarlos automáticamente. Las condiciones para
realizar una u otra acción se basan en alguna de las propiedades del mensaje.
Por ejemplo, que provengan del mismo remitente, que contengan alguna palabra
clave en el asunto del mensaje o bien, alguna combinación de ellas. Cada una de
estas propiedades unida a una acción Outlook Express la denomina regla de
mensaje. Su gestión se realiza a través del menú Herramientas / Reglas de
mensajes / Correo.
Una posible regla podría
ser: "La línea De contiene "maria@ibrujula.net" resaltarlo con
azul". Y otra: "La línea Para contiene "redaccion@ibrujula.com"
moverlo a la carpeta ibrujula.com."
La aplicación de reglas
de mensaje ahorra tiempo en la lectura del correo electrónico, clasificando o
destacando los mensajes más importantes.
Ocultar
mensajes ya leídos
Otra opción interesante
para aquellas personas que reciban varias decenas de mensajes de correo por día,
es la aplicación de vistas. Las vistas permiten filtrar aquellos mensajes que
cumplan una determinada condición. Una de las vistas más útiles es
"Ocultar mensajes leídos", que esconde aquellos mensajes que ya
hayamos contestado o leído, señalando únicamente los que tenemos pendientes.
La barra de vistas se muestra haciendo clic con el botón secundario del ratón
sobre la barra de menús de Outlook Express y eligiendo "Barra de
vistas".
Se pueden crear nuevas
vistas o modificar las ya existentes desde el menú Ver / Vista actual / Definir
vistas.
Agrupar
los mensajes por conversaciones
Si estamos suscritos a
alguna lista abierta de correos, donde cada uno puede opinar o responder los
mensajes de otros participantes, resulta de gran utilidad la opción del menú
Ver / Vista actual / Agrupar los menajes según conversación. Esta opción
representa en forma de árbol desplegable las distintas conversaciones mostrando
las respuestas a un mensaje siempre debajo de éste. Esta estructura es la misma
que se utiliza para los grupos de noticias o debates en Internet.
Copias
de seguridad del correo
Los mensajes de correo de
Outlook Express se almacenan en una carpeta del disco duro. Podemos conocer su
ubicación desde el menú Herramientas / Opciones / Mantenimiento / Carpeta de
Almacén. La instalación que hace Internet Explorer guarda estos mensajes
dentro del directorio de Windows. Sin embargo, es muy aconsejable mover estos
mensajes a una nueva carpeta para facilitar las copias de seguridad e impedir
que se borren con una reinstalación de Windows:
- Entrar a Outlook
Express y hacer clic en el menú Herramientas / Opciones / Mantenimiento /
Carpeta de Almacén.
- Pulsar el botón
'Cambiar' y elegir la nueva ubicación para los mensajes de correo. Por
ejemplo, "D:\Mis documentos\Outlook Express" (esta carpeta tenemos
que haberla creado previamente).
- Cerrar Outlook Express
y entrar de nuevo.
- En este momento los
mensajes se mueven automáticamente a la nueva ubicación. Siguiendo los
pasos anteriores podemos asegurarnos de que los mensajes ya se encuentran en
la carpeta que hemos creado.
Los contactos de Outlook
Express se almacenan en un archivo con extensión WAB de forma independiente a
los mensajes de correo. También es posible mover este archivo a un lugar más
accesible. Sin embargo, no existe una gestión automatizada y es necesario
acceder al registro de Windows para modificar su ubicación:
- Cerramos Outlook
Express.
- Abrimos el editor del
registro de Windows con Menú Inicio / Ejecutar / Regedit.
- Buscamos la clave
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4\Wab File Name para conocer la
ubicación actual de la libreta de direcciones. (Esta clave no es válida
para Windows 2000).
- Con el Explorador de
Windows copiamos este archivo a la nueva carpeta. Por ejemplo, "D:\Mis
documentos\direcciones"
- Modificamos la clave
anterior del registro para que apunte al nuevo archivo. Por ejemplo,
"D:\Mis documentos\direcciones\personal.wab" y cerramos Regedit.
- Entramos a Outlook
Express.
Una vez que tenemos
centralizados dentro de la carpeta de Mis documentos todos los archivos
importantes de nuestro correo resultará muy sencillo hacer copias de seguridad.
Es suficiente con copiar esta carpeta a un CD, disco ZIP u otro tipo de soporte.
Sincronizar
nuestro correo en dos ordenadores
Cada vez resulta más
frecuente que tengamos varios ordenadores con las mismas cuentas de correo
configuradas. Por ejemplo, el de la oficina y el de casa. ¿Cómo podemos
sincronizar el correo de ambos equipos? La dificultad estriba en que cuando
descargamos los mensajes de correo en uno de ellos ya no vuelven a aparecer en
el otro. Esto se debe a que Outlook Express elimina del servidor de correo todos
los mensajes de correo descargados. Es posible modificar este comportamiento
desde el menú Herramientas / Cuentas / Correo. Haciendo doble clic en cada una
de las cuentas que queramos sincronizar, accedemos a sus Propiedades. En la última
pestaña, Avanzada, activamos "Mantener una copia de los mensajes en el
servidor".
Si realizamos esta operación
para todas las cuentas de correo y en cada uno de los ordenadores, no se borrarán
los mensajes del servidor y recibiremos los mismos mensajes en todas nuestras máquinas.
Otra opción interesante
de Outlook Express es la importación de mensajes. Permite fusionar un almacén
de mensajes ya existente con el que estemos utilizando en ese momento. Por
ejemplo, para combinar los mensajes de correo de dos equipos. Esta opción se
encuentra en el menú Archivo / Importar / Mensajes. La operación análoga con
los contactos de Outlook se encuentra en Archivo / Importar / Libreta de
direcciones.
Utilizar
el mismo PC para varios usuarios
Si antes explicábamos cómo
utilizar los mismos mensajes en dos ordenadores, ahora veremos otro caso no
menos frecuente: compartir el mismo Outlook Express para varios usuarios. Cada
uno de estos usuarios utilizará una identidad distinta, según la terminología
de Outlook Express. Las identidades tienen configuraciones de cuentas y mensajes
de correo distintos para cada usuario. Las carpetas de almacén se pueden
organizar en el disco según los consejos anteriores. Por ejemplo, si utilizamos
dos identidades, pueden guardarse los correspondientes mensajes en "D:\Mis
documentos\Juan\Outlook Express" y en "D:\Mis documentos\Ana\Outlook
Express". (Recordemos que si no se mueven los almacenes de mensajes, éstos
quedarán guardados dentro de la carpeta de Windows).
Para agregar una identidad
nueva nos situamos en el menú Archivo / Identidades / Agregar identidad nueva.
De esta manera se configuran nuevas cuentas de correo para un almacén de
mensajes vacío. Es posible cambiar de una identidad a otra desde el menú
Archivo / Cambiar identidades.
Clasificar
nuestros mensajes de correo por años
La mayoría de los
usuarios prefieren mantener todos los mensajes de correo que han recibido. Pero
esta práctica ocasiona que el almacén de mensajes llegue a tener un tamaño
considerable. Outlook Express puede gestionar almacenes de mensajes de varios
cientos de megas; sin embargo, es muy recomendable separar estos mensajes en
distintas bandejas y, cada cierto tiempo (un año por ejemplo), crear un nuevo
almacén de mensajes. Así conseguiremos que el gestor de correo funcione más rápido
y se agilice la búsqueda de mensajes. Además su división facilita la creación
de copias de seguridad.
Las identidades de Outlook
Express (descritas en el apartado anterior) permiten separar los mensajes de
correo en distintas carpetas de almacén. De esta manera es posible crear una
identidad con los mensajes del año 1999 y otra para los mensajes del presente año.
Su principal ventaja es que siempre estarán accesibles los mensajes del año
anterior (cambiando de identidad previamente). | 
